Как правильно составить объяснительную записку

ПисатьМногим людям на работе, приходилось сталкиваться с ситуацией, когда происходили какие-то незапланированные события, обстоятельства складывались не в его пользу или все шло вовсе не так, как планировалось. Начальство, чтобы разобраться в произошедшем, как правило, организовывает внутреннюю проверку, тогда как от сотрудника требуется предоставление достоверной информации, позволяющей прояснить ситуацию и сделать верные выводы.

Зачастую с помощью объяснительной записки можно сгладить собственный промах или же привести объективные доказательства отсутствия вашей вины в случившемся. Грамотно составленная объяснительная записка может существенно смягчить наказание, если вы действительно виновны в случившемся или полностью вас оправдать в случае, если у вас не было никакой возможности реально повлиять на ситуацию.

Правильное составление объяснительной записки

Итак, ситуация, когда сотрудник срывает, например, какую-то важную сделку, или банально не справляется с работой, происходят достаточно часто, и следствием всего этого, в подавляющем большинстве случаев будет довольно неприятная беседа с вышестоящим начальством. Даже если до конфликта дело не доходит, ограничиваясь устным «разбором полетов», во многих случаях начальство может потребовать написать объяснительную записку. Руководству данный документ нужен, если необходимо как-то обосновать произошедшее, или для последующего предоставления комиссии.

Если вам не хочется быть наказанным за инцидент «по полной», то записку лучше будет назвать не объяснительной, а пояснительной. Разница в написании этих слов несущественная, но вместе с тем второй вариант дает вам небольшое психологической преимущество. Правильно составленный документ – это дополнительный плюс в вашу пользу, ведь в случае с пояснительной запиской ее автор вместо оправдывающегося становится объясняющим.

Согласно закону, работодатель имеет право попросить вас предоставить ему объяснительную записку в письменном виде, тогда как вам здесь торопиться вовсе не обязательно – правильно будет дождаться письменной просьбы руководства. На написание записки работнику отводится 2 дня, позволяющие все хорошенько обдумать, оценить ситуацию, и еще раз детально проанализировать случившееся, чтобы в итоге документ был составлен правильно.

Писать объяснительную записку непременно нужно на холодную голову, отсекая все ненужные в данной ситуации эмоции, предоставляя только факты и четко аргументируя собственную позицию. Если вы допустили какую-то ошибку, то ее, конечно же, придется признать, но при этом свою вину в случившемся постараться свести к минимуму.

Чтобы правильно написать объяснительную записку, следует придерживаться стандартной формы, указав:

  • название организации;
  • лицо, к которому обращена записка;
  • наименование документа;
  • дату написания;

После этого в записке следует написать:

  • заголовок;
  • непосредственно текст пояснения;
  • поставить подпись.

Объяснительная записка при срыве плана

В качестве примера рассмотрим вариант, как правильно составить объяснительную записку в случае срыва плана, поскольку это достаточно серьезная проблема, относящаяся к дисциплинарным проступкам, и здесь вряд ли можно обойтись без объяснений с руководством. Со стороны начальства в такой ситуации, естественно, следует проявление повышенного интереса к причинам, по которым возникла соль неприятная ситуация.

Читайте также: Как выгодно продать битый автомобиль

Здесь следует помнить, что нормы Трудового кодекса не предусматривают обязанности сотрудника объяснять свои действия при срыве плана в принудительном порядке, но, как правило, лучше будет написать объяснительную записку, если этого требует начальство. Для сотрудника этот вариант неплох еще и потому, что в документе можно даже снять с себя всю вину, правильно объяснив мотивы собственных действий и все обстоятельства произошедшего.

Составляя текст записки, вначале следует перечислить все факты, имеющие непосредственное отношение к случившемуся. Далее рекомендуется написать о причинах, приведших в итоге к негативным последствиям. Важный момент – составляя документ, лучше всего будет придерживаться «казенного» канцелярского стиля – никаких эмоций, емкие и короткие предложения и четкая структура. Написать следует только лишь о тех фактах, которые действительно имеют к случившемуся прямое отношение. В объяснительной не следует приводить какие-то оправдания или же недостоверную информацию, ведь зачастую это все легко проясняется начальством, и последствия такого рода действий предсказать уже несложно: ситуация обернется явно против сотрудника.

Как написать объяснительную при прогуле или опоздании

Прогул или опоздание – это, конечно, не срыв плана, но, тем не менее, от начальства, ценящего в первую очередь дисциплину, можно ожидать требования написать объяснительную и по такому поводу. В данном случае в объяснительной нужно указать причины и обстоятельства, помешавшие вам прийти на работу или же добраться до рабочего места своевременно. В тексте необходимо придерживаться убедительного, и вместе с тем простого стиля, без всяких фантазий и сомнительных фактов.

Зачастую лучше признать собственную вину, указав при этом объективные причины неявки или опоздания. Если у сотрудника есть какие-то оправдывающие его документы, то их, конечно же, необходимо приложить к записке. Руководство может с пониманием отнестись к ситуации, ведь от форс-мажора не застрахован никто, а в случае опоздания на работу из-за проблем с транспортом или из-за перегруженного трафика, от сотрудника по большому счету мало что зависит. Указав такие причины, можно будет избежать как минимум серьезного взыскания.




Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *