Документы: перечень и сроки хранения

ДокументыВ процессе работы любой компании поступает, создается и обрабатывается большой перечень разных документов. Практически все деловые бумаги имеют свой срок сбережения. Это значит, что в течение этого времени от этой документации нельзя избавляться. Законы РФ определяют, с указанием какого срока сбережения будут храниться те или иные бумаги. Менять время хранения предприятие не имеет права, так как рамки закреплены законодательно. Предприятие лишь обязано следить за тем, чтобы до того, как закончиться срок хранения той или иной документации, она лежала в архиве.

В законодательных актах от 2016 года отмечается, что органы государства, региональные органы, а также лица, которые ведут предпринимательскую деятельность, обязаны гарантировать сохранность всех деловых бумаг, а также личных дел рабочего персонала организации в течение сроков. Последние определяют федеральные законы и иные нормативно-правовые акты страны.

Читайте также: Сколкьо за свои услуги берет риэлтор

К документам, которые, так или иначе, попадают в архивы, требующиеся для многих случаев, относят:

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, которые создаются в процессе работы государственных органов.
  2. Перечень типовых архивных документов, которые образуются в результате работы научно-технической и производственной деятельности компаний с указанием сроков сбережения. Этот перечень используется при определении состава и сроков хранения типовой архивной документации об указанных выше видах деятельности.
  3. Перечень типовых документов, которые создаются в работе различных государственных комитетов, а также перечень деловых бумаг иных организаций с указанием сроков хранения.

Как хранить бухгалтерскую документацию

Как мы уже говорили, все деловые бумаги имеют свое время сбережения, которое не допускается нарушать. Для документов они являются обязательным, причем вне зависимости от типа ответственности. Важно, что если фирма официальна, то она ведет работу с деловой документацией. Итак, все бумаги и справки находятся в архивах. Их срок сбережения определяется с января года, который следует за годом окончания использования документа. Деловая документация, срок действия которой закончился, должна быть уничтожена. Разделяют такие группы хранения деловых бумаг:

  • с ограниченным отрезком хранения;
  • хранящиеся постоянно;
  • со сроком хранения до минования надобности;
  • которые хранятся до замены новыми.

Кадровые бумаги хранят в кадровом департаменте либо в архиве организации. Руководитель компании и кадрового департамента обязан гарантировать безопасность персональных данных каждого своего сотрудника.

В специальных шкафчиках из металла находятся бланки трудовых книжек и вкладыши. К данной документации предъявляются строгие правила, так как она входит в список строгой отчетности.

Что касается бухгалтерской документации, то до передачи этих деловых бумаг в архив организации они хранятся в бухгалтерии, в специальных шкафах, которые плотно закрываются. Ответственность за эти бумаги несет главный бухгалтер, а также уполномоченные им лица. Кассовые ордера, авансовые отчеты и выписки банка обязаны лежать в хронологическом порядке. Также они должны быть переплетены. Директор компании отвечает за всю документацию, которая хранится в его организации. За нарушение правил хранения может быть предупреждение или штраф.

Читайте также: Бланки и форма заполнения справки о зарплате

Существуют такие сроки хранения деловых бумаг:

  • кратковременные – 1-5 лет;
  • долговременные – 10-75 лет;
  • некоторые документы подлежат уничтожению.

Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков сбережения:

  • личные дела рабочего персонала – 75 лет;
  • книги, в которых зарегистрированы несчастные случаи на заводах и других производственных объектах – 70 лет;
  • финансовые деловые бумаги – никогда не кончается срок хранения;
  • гарантийные письма – 3 года;
  • данные проверки кассы – 3 года;
  • данные проверок хозяйственной деятельности – 5 лет.

Перечень медицинских документов, их сроки и порядок хранения

Сегодня в нашей стране отсутствует конкретный единый нормативно-правовой акт, который определяет, как правильно хранить перечень медицинских документов. Нормы и порядки хранения данных деловых бумаг прописаны в отдельных приказах. Любая медицинская организация имеет право создавать архивы для хранения образовавшейся в процессе деятельности документации.

Работники архива несут ответственность за то, чтобы документация хранилась в прилежном виде с соблюдением сроков хранения. Организация должна гарантировать сохранность документов с учетом сроков их сбережения. В случае ликвидации медицинского учреждения все архивные бумаги передаются в муниципальный архив (Росархив).

На сегодня федеральный закон определяет такие сроки хранения медицинских документов:

  1. Документация и карты людей, периодически посещающих поликлинику – 5 лет.
  2. Медицинские карты больных, которые находились в разное время в стационаре – 25 лет.
  3. История родовых процессов – 25 лет.
  4. Документация о периодических медосмотрах – 3 года.
  5. Детская медкарта – 10 лет.
  6. Книга учета приема и отказа от стационара – 25 лет.
  7. Книги с данными женщин, которые рожали в больнице – 50 лет.
  8. Книга со сведениями о людях, которым делали операции любого плана – постоянное хранение.
  9. Протокол патологоанатомического вскрытия – на срок хранения медкарты амбулаторного или стационарного больного.

Перечень налоговой документации с указанием сроков сбережения

Данные о налогах, как правило, хранятся в государственных архивах. Данные архивы несут ответственность за соблюдение сроков хранения, а также за обеспечение неприкосновенности этих документов.

  • оценочные заключения и данные о конфискации имущества в связи с неуплатой налогов – хранение на постоянной основе;
  • данные о валютных ценностях – 5 лет;
  • данные об освобождении от налогов – 3 года;
  • деловая документация, касающаяся уплаты налогов и госбюджет – 3 года;
  • документация об учете юридических и физических лиц – 3 года после снятия учета;
  • информация о получении прибыли – 3 года;
  • документация о задолженности в бюджет – 3 года;
  • данные о квартальной прибыли – 3 года;
  • данные об уплате взносов в фонды – 3 года;
  • банковские бумаги – 3 года.

Вся документация должна находиться в специальных архивах с указанием сроков сбережения.

Почему документы обязательно хранить

С одной стороны, кажется, что они лишь занимают много лишнего места в помещении, накапливают пыль и могут легко растеряться в самый непредсказуемый и неподходящий момент. Однако если подумать логически, то наличие документов необходимо хотя бы по таким причинам:

  1. Деловые бумаги нужны для проверок.
  2. От «бумажки с печатью» очень часто зависит финансовое положение компании, а иногда даже ее существование в целом.
  3. От документов зависит личное материальное благополучие.
  4. От документации может зависеть свобода работника предприятия или его начальника.

Читайте также: Какие меры предпринимать при угоне автомобиля

Неоднократно бывали случаи, когда из-за отсутствия той или иной бумаги организации приходилось выплачивать огромный штраф. Также бывало, что невиновность сотрудника мог подтвердить тот или иной документ, но, поскольку он отсутствовал, работника организации пришлось привлечь к административной или даже криминальной ответственности. Помимо всего прочего, в ходе осуществления хозяйственной или какой-нибудь другой деятельности компании огромное значение играют документы. Об этом знает каждый бухгалтер. Именно бумаги подтверждают ту или иную операцию, выполненную компанией.

Кроме этого, в деловых бумагах указаны все расходы и доходы предприятия, которые необходимо представлять налоговой инспекции. Как мы видим, законодательство обязует все организации хранить деловые бумаги. Таким образом, можно сделать вывод, что каждая уважающая себя компания должна обеспечивать надежное сбережение всей документации в своих архивах в целях избежания неблагоприятных последствий. Поэтому не лишним будет уделять данному вопросу внимание, следить за ситуацией на рабочем месте, если вы руководитель или главный бухгалтер. Необходимо, чтобы документация не просто держалась в архиве, но и соблюдался в ней порядок.

Внимание! В рамках нашего портала вы можете бесплатно получить консультацию профессионального юриста. Все, что вам нужно сделать, это оставить свой вопрос в форме ниже. Обращайтесь!



Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *